Przeprowadzasz firmę? Sprawdź, o czym powinieneś pamiętać

Przeprowadzka siedziby firmy to poważne wyzwanie logistyczne. Poza ryzykiem uszkodzenia sprzętu w grę wchodzą bezpieczeństwo dokumentów, ciągłość pracy zespołu i obsługi klientów. Dobrze zaplanowana przeprowadzka biura zamyka się często w jednym weekendzie – źle zaplanowana potrafi sparaliżować firmę na tydzień. O czym pamiętać?

Formalności: zmiana adresu firmy

Poniższe informacje mają charakter ogólny. Szczegóły zależą od formy prawnej firmy – w razie wątpliwości skonsultuj je z księgowym lub prawnikiem.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Zmianę adresu (stałego miejsca wykonywania działalności, adresu do doręczeń) zgłaszasz we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG – w ciągu 7 dni od zmiany. Wniosek złożysz online, a dane trafią automatycznie do urzędu skarbowego, ZUS i GUS.

Spółki wpisane do KRS

Zmianę adresu zgłasza się do KRS – dziś wyłącznie elektronicznie, przez Portal Rejestrów Sądowych. Jeśli zmienia się miejscowość siedziby, zwykle trzeba najpierw zmienić umowę lub statut spółki. W niektórych przypadkach należy też zaktualizować dane w urzędzie skarbowym (np. formularzem NIP-8) – sprawdź, czy dotyczy to Twojej spółki.

O czym jeszcze pamiętać

• kontrahenci i dostawcy – nowy adres na fakturach, w umowach i w systemach zamówień,
• bank, leasingodawcy, ubezpieczyciele – aktualizacja danych i polis (polisa majątkowa zwykle dotyczy konkretnej lokalizacji),
• dostawcy mediów, internetu i telefonii – zamów uruchomienie łącza w nowym biurze z wyprzedzeniem, bo bywa to najdłuższy etap,
• pozwolenia i rejestry branżowe (np. koncesje, rejestr BDO) – jeśli dotyczą Twojej działalności,
• wizytówka Google, strona internetowa, stopki e-maili, media społecznościowe, pieczątki i papier firmowy,
• przekierowanie korespondencji w Poczcie Polskiej na okres przejściowy.

Harmonogram przeprowadzki biura

2–3 miesiące wcześniej

• Wyznacz osobę odpowiedzialną za przeprowadzkę po stronie firmy.
• Zrób inwentaryzację: meble, sprzęt IT, archiwum, urządzenia. To dobry moment, by sprzedać lub zutylizować to, co niepotrzebne – mniej rzeczy to niższy koszt przeprowadzki.
• Przygotuj plan nowego biura z numeracją pomieszczeń i stanowisk.
• Poproś o wycenę przeprowadzki firmy i ustal termin – często najlepiej sprawdza się weekend.

Miesiąc wcześniej

• Ustal z administratorami obu budynków zasady korzystania z wind, ramp i miejsc postoju.
• Zaplanuj przeniesienie IT: kopie zapasowe, serwer, sieć, drukarki. Dział IT lub zewnętrzny serwis powinien być dostępny w dniu przeprowadzki i dzień po niej.
• Poinformuj zespół o harmonogramie i o tym, co każdy pakuje samodzielnie (zwykle zawartość biurka).

Tydzień wcześniej

• Rozdaj kartony i etykiety. Każdy karton, mebel i komputer powinien mieć oznaczenie docelowego pokoju i stanowiska.
• Spakuj archiwum i rzeczy rzadko używane. Dokumenty poufne pakuj do zamykanych pojemników i trzymaj pod kontrolą do końca.
• Poinformuj klientów o ewentualnych ograniczeniach w dostępności.

Dzień przeprowadzki i pierwszy dzień w nowym biurze

• Osoba odpowiedzialna jest obecna w obu lokalizacjach (lub ma zastępcę na miejscu).
• Najpierw uruchamiacie IT i stanowiska kluczowe dla obsługi klientów.
• Po rozładunku sprawdźcie listę inwentaryzacyjną i stan sprzętu.

Pakowanie i zabezpieczenie wyposażenia

• Kartony – mniejsze na dokumenty i segregatory, większe na lekkie rzeczy.
• Elektronika – monitory i komputery zabezpiecz folią bąbelkową lub przewoź w oryginalnych opakowaniach; kable spakuj razem z urządzeniem, w opisanym woreczku.
• Meble – elementy szklane i delikatne owiń folią bąbelkową, pozostałe folią stretch; szafy i biurka zwykle trzeba rozmontować.
• Sprzęt ciężki i nietypowy – sejfy, kasy pancerne, plotery, urządzenia wielofunkcyjne wymagają doświadczonej ekipy i odpowiedniego sprzętu.

Jeśli część wyposażenia nie zmieści się od razu w nowej siedzibie albo terminy najmu się rozjeżdżają, skorzystaj z magazynowania lub mobilnego magazynu na zamówienie.

Dlaczego warto zlecić to firmie przeprowadzkowej?

Profesjonalna ekipa ma materiały, sprzęt i doświadczenie, a do tego zajmie się demontażem i montażem mebli. Twoi pracownicy nie tracą dni na noszenie kartonów, a firma szybciej wraca do normalnej pracy.

Przy przeprowadzkach firm i biur zapewniamy m.in. kartony dostarczane kilka dni wcześniej, etykiety do oznaczania mebli i komputerów oraz plastikowe kontenery na dzień przeprowadzki. Działamy w Poznaniu, Warszawie i w całej Polsce, a przewożone mienie jest objęte ubezpieczeniem OC przewoźnika. Przykłady zobaczysz w realizacjach i referencjach.

Planujesz przeprowadzkę biura? Zamów bezpłatną, niewiążącą wycenę – zwykle odpowiadamy w ciągu 24 godzin – lub zadzwoń: +48 668 23 24 55.